Üniversitemizde bir dönemlerine geçirmek üzere yurtdışındaki anlaşmalı bulunduğumuz üniversitelerden gelen yabancı uyruklu öğrenciler için uygulanacak prosedür aşağıda sunulmaktadır:
Öğrenci, ÇOMÜ Erasmus web-sitesinde belirtilen bilgileri takip ederek başvuru formunu, kendi okulunda aldığı dersleri gösteren transkriptini ve üniversitemizde almak istediği derslerin yazılı olduğu Learning Agreement belgesini elektronik posta ile gönderir. (Öğrenci Learning Agreement'da yer alan dersleri Erasmus internet sitesinden ilan edilen ders havuzundan seçmektedir)
Erasmus ofisi tarafından başvuran öğrenciye belgelerinin değerlendirildiğinin ve sonuçla ilgili kendisiyle irtibata geçileceğinin belirtildiği bir elektronik posta gönderilir.
Öğrencinin gönderdiği belgeler öğrenim göreceği ilgili bölümün yer aldığı Fakülte Koordinatörüne iletir. Fakülte Koordinatörü bu belgeleri ilgili Bölüm Koordinatörü ile değerlendirir. Eğer o dönem çeşitli sebeplerden öğrenci tarafından talep edilen dersler açılmıyor ise birimde açılabilen dersler belirlenerek Erasmus ofisine bilgi verilir. Öğrenci açılacak dersleri almak istiyor ise aynı işlem yeni hazırlanan Learning Agreement ile birlikte tekrarlanır.
Learning Agreement'ın son halinin Fakülte Koordinatörü tarafından onaylanmasının ardından Erasmus ofisine öğrencinin başvurusunun kabul edildiğini Erasmus Ofisine bildirir. Erasmus Ofisi öğrenciye seçildiğini elektronik posta ile bildirir, orijinal evrakları postalamasını talep eder ve öğrencinin kabul mektubunu hazırlayarak posta ile öğrenciye gönderir.
Öğrenciler Geldikten sonra Derslerde Değişiklik Yapılması
Daha önceden belirlenen ve Learning Agreement'ta belirtilmiş derslerde herhangi bir değişiklik yapılacaksa, Learning Agreement belgesinin değişiklik alanı doldurulur.
Kayıt ve Öğrenci İşleri'nde Ders Atama İşlemleri
Erasmus Birimi tarafından Gelen Yabancı Öğrenci Bilgi Formu ve Rektörlük Öğrenci İsleri Dairesine, Enstitü Öğrenci İşlerine resmi yazı ile gönderilir. Öğrenci İşlerinde gerekli kayıt işlemleri yapılır, öğrencilerin dersleri atanır.
Rektörlük Öğrenci İşleri veya Enstitü Öğrenci İşleri öğrencilere numara vererek resmi yazı ile Erasmus Birimini bilgilendirirler.
Öğrenci Kartı
Öğrenci numaraları Erasmus Birimi'ne ulaştıktan sonra, Erasmus Birimi tarafından comukart sistemine bilgiler girilir, Öğrenci İşleri tarafından basılan kartlar yine Erasmus Birimi tarafından teslim alınarak öğrencilere dağıtılır.
Polis Kayıt / İkamet Belgesi (Oturma izni)
Erasmus Birimi tarafından gerekli belgeler hazırlanır, yabancı öğrencinin bir yardımcı öğrenci ile birlikte Emniyet Müdürlüğü Yabancılar Şubesine giderek İkamet belgesi alması sağlanır. Öğrenciler daha sonra ikamet belgelerinin bir kopyasını Erasmus Birimine iletirler.
