Seçim süreci ardından Eğitim Alma Hareketliliği'ne hak kazanan adaylarımız bu rehberden faydalanarak hareketlilik sürecini yürütebilecektir.

Erasmus Personel Eğitim Alma Hareketliliği temelde 3 adımdan oluşmaktadır.

• Hareketlilik öncesinde bazı belgeler hazırlanmalı,
• Hareketlilik esnasında bir belge imzalatılmalı
• Hareketlilik sonrasında ise bu belge ofisimize teslim edilmeli ve katılım anketi doldurulmalıdır.

Hareketlilik Öncesi Hazırlanması Gereken Belgeler:

1. Davet / Kabul Mektubu

• Başvuru aşamasında davetiye mektubu aldıysanız bu adımda yapmanız gereken bir işlem yoktur.
• Fakat hareketliliğe başvuru aşamasında sadece hareketliliğe kabul edildiğinizi belirten bir e posta ile başvurup resmi kabul mektubunu başvurunuza eklemediyseniz karşı kurumdan hareketliliğinizin tarihlerinin de belirtildiği bir kabul mektubu almalısınız.
• Bu mektubun belirli bir formatı olmamakla birlikte, Eğitim Alma Hareketliliği'ni kapsadığını belirtmeli ve hareketlilik tarihlerini netleştirmelisiniz.

2. Mobility Agreement for Training Staff Exchange Formu:

Bu belge hareketliliğinizin tüm programını netleştireceğiniz belgedir. Hareketliliğiniz esnasında alacağınız eğitim, içerikleri ve beklenen çıktılar bu belgede bulunmaktadır. Aşağıdaki bağlantıdan belgeyi indirebilirsiniz.

Mobility Agreement for Training Staff Exchange Formu:

• Bu form detaylı bir şekilde doldurulmalı, "Meeting with colleagues" , "Museum visits" , "City trip" gibi eğitim aktiviteleri dışındaki aktiviteler programda yer almamalıdır.
• Planlanan toplam hareketlilik 5 gün olmalıdır.
• Bu form hareketlilik öncesinde; siz, karşı kurum koordinatörü ve ofisimiz tarafından imzalanmalı ve mühürlenmelidir. Karşı kurum öncelikle bizim tarafımızdan tüm imzaların tamamlanmasını talep ediyorsa formu doldurmanız ardından ofisimize e posta ile gönderebilirsiniz. İmzalayıp mühürlememiz ardından formu karşı kuruma gönderebileceksiniz.
• Eğer başvuru esnasında bu formu teslim ettiyseniz ve formda herhangi bir değişiklik yapılması gerekmiyor ise bu adımı geçebilirsiniz.

3. Resmi Görevlendirme:

Çalıştığınız birimlere başvurarak hareketliliği gerçekleştireceğiniz tarihler için görevlendirmelerinizi sağlamanız gerekmektedir.
Sizlere Erasmus+ Koordinatörlüğü tarafından Erasmus+ Eğitim Alma Hareketliliği'ne seçildiğinizi belirten bir resmi yazı gelecektir.
Bu yazı ile birlikte çalıştığınız fakülte/myo/yo/enstitü başvurarakhareketliliği gerçekleştireceğiniz tarihlerde görevli izinli sayılmanızı talep etmelisiniz.

4. Bilgi Formu:

• Buradan indirebileceğiniz bilgi formunu doldurmalısınız.
• Ziraat Bankası herhangi bir şubesinde vadesiz Euro hesabı açmalısınız.
• Hibeniz Euro olarak bu hesaba yatırılacaktır.

5. Tüm bu belgeleri e posta ile ofisimize göndermelisiniz. Lütfen belgeleri toplu olarak gönderiniz. erasmuspersonelcomu.edu.tr

6. Hibe Sözleşmesi:

• Yukarıdaki belgelerin tamamlanıp e posta ile ofisimize gönderilmesiardından hibe sözleşmesi için hazır olacaksınız.
• Belgelerin kontrolü ardından sizinle bir randevu oluşturulacak ve hibe sözleşmenizi Erasmus Kurum Koordinatörümüz ile birlikte imzalamanız için sizi ofisimize davet edeceğiz.
• Sözleşmenin imzalanması ardından toplam hibenizin %80'i bilgi formunda belirttiğiniz Euro hesabınıza yatırılacak.
• Hibenizin genellikle 2 hafta içinde hesabınıza yatırılmaktadır fakat ofisimizin ya da Strateji Gel. D. Başkanlığı'nın yoğunluğuna göre süreç uzayabilirmektedir.
• Bu süreci hareketliliğinizin en az 1 ay öncesinde tamamlamanız sağlıklı olacaktır. Daha erken tamamlamanız hibenizin daha erken hesabınıza yatmasına ve hazırlıklarınızı daha erken yapabilmenize katkı sağlayacaktır.

Hareketlilik Esnasında Yapmanız Gerekenler:

• Hareketliliğinizi kesinleştiren belge Confirmation Letter belgesidir. Aşağıdaki bağlantıdan ulaşabileceğiniz bu belgeyi dikkatlice doldurmalı ve karşı kuruma imzalatıp mühürletmelisiniz.
• Letter of Confirmation
• Hareketliliğinizin kanıtlanması için mutlaka bu belgenin orijinalini ofisimize teslim etmeniz gerekmektedir.
• Dolayısıyla belgeyi iki nüsha halinde doldurup imzalatmanızı öneririz.
• Belgeyi doldururken Training Hours kısmının beş günlük hareketlilik için en az 8 (sekiz) saat olmasına ve tarihlere azami dikkat gösteriniz.
• Karşı kurum bu belgenin bir eşdeğerini verebilir. Bu durumda belge üzerinde hareketlilik tarihleri, imza tarihi ve eğitim alma süresine dikkat ediniz! Belgenin hareketliliğinizin son günü tarihiyle imzalanması gerekmektedir.
• Bu evrak dışında herhangi bir kanıtlayıcı belgeye ihtiyacınız yoktur. Fakat bu belgede oluşacak bir hata, hareketliliğinizin geçersiz olmasına sebep olacaktır.

Hareketlilik Sonrasında Yapmanız Gerekenler:

• Hareketliliğinizi tamamlayıp dönüşünüz ardından Confirmation Letter belgesinin ıslak imzalı orijinalini ofisimize teslim etmelisiniz.
• Hareketliliğinizi tamamlamanız ardından Bilgi formunda belirttiğiniz e posta adresinize çevrimiçi bir katılım anketi gelecektir. Bu katılım anketi Avrupa Komisyonu tarafından gönderilmektedir ve hareketliliğin tamamlanması için zorunludur. Anketi doldurmanız ardından oluşan pdf dosyasını erasmuspersonelcomu.edu.tr adresine e posta ile göndermelisiniz.
• Anketi doldurmanız ve göndermeniz ardından hibenizin kalan kısmı 2 hafta içinde hesabınıza yatacak ve hareketliliğiniz tamamlanacaktır.

Sorularınız İçin:

Sürecin daha sağlıklı yürütülmesi ve tüm destek taleplerine hızlı, eşit, şeffaf ve kayıt altında cevap verilebilmesi için tüm sorularınız ve destek taleplerinizi lütfen erasmuspersonelcomu.edu.tr adresine e posta göndererek belirtiniz. Sorularınız en kısa sürede cevaplanacaktır.