Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi
Erasmus Koordinatörlüğü

Ogrenim - Gitmeden Once Yapılacaklar

ERASMUS PROGRAMI 
ÖĞRENİM HAREKETLİLİĞİ 
 
GİTMEDEN ÖNCE YAPILMASI GEREKEN İŞLEMLER  
 
 
İLK ADIM
Erasmus Birimi gideceğiniz üniversiteye yazarak Erasmus öğrencisi olarak sizin seçildiğinizi bildirecektir. 

EV SAHİBİ ÜNİVERSİTEYE BAŞVURU
Öğrencilerin karşı kurumla iletişime geçerek Erasmus öğrenci başvurularını gerçekleştirmeleri gerekmektedir. karşı üniversite ile ilgili gerekli iletişim detaylarına İkili Anlaşmalar sayfasından gideceğiniz üniversitenin üzerine tıklayarak ulaşabilirsiniz. 

Öncelikle gideceğiniz üniversitenin web sitesine girerek Erasmus başvuru koşullarını inceleyiniz. Genellikle Incoming Students, Erasmus yada Exchange Students bölümlerinde başvurularla ilgili bilgi bulabilirsiniz. Eğer web sitesinde yeterli bilgi yoksa size iletişim detayları verilen koordinatöre yazarak başvuru koşulları hakkında bilgi isteyiniz. 

Karşı kurumlar Erasmus öğrencisi başvurularında genellikle başvuru formu doldurulmasını, transkript, konaklama formu vb belgelerin eklenmesini istemektedirler. Çoğu zaman doldurulan formların karşı kuruma posta ile ulaştırılması talep edilmektedir. 
 
Bazı kurumlarda online başvuru mevcuttur. Karşı kurumun istediği şekilde başvuruyu gerçekleştirmeniz gerekmektedir. 
 
Karşı kuruma yazarken kullanabileceğiniz e-mail örneklerini sayfanın alt kısmında bulabilirsiniz.
LEARNING AGREEMENT / ÖĞRENİM ANLAŞMASI 

Erasmus Bölüm Koordinatörünüz   ile  birlikte yurtdışında alacağınız dersleri seçmeniz ve Learning Agreement Formuna kaydetmeniz gerekmektedir. 
 
Boş belge sayfanın alt kısmında bulunmaktadır.
  
Genellikle gideceğiniz üniversitenin web sitesinde Erasmus öğrencilerinin alabileceği dersler belirtilmektedir. Bu dersleri Akademik Birim Koordinatörünüz ile incelemeniz ve karşı kurumda alacağınız dersleri seçmeniz gerekmektedir.
Eğer karşı kurumun web sitesinde ders listesi yoksa, size iletişim detayları verilen karşı kurumdaki koordinatör ile iletişime geçiniz ve alabileceğiniz derslerle ilgili bilgi isteyiniz. 
 
Ders seçimi yapılırken 1 dönem için 30, 1 yıl için 60 ECTS kredisi hedeflenmelidir. 
 
Dersleri seçtikten sonra   Learning Agreement Formuna    kaydediniz ve çıktı alınız. Learning Agreement'ların üzerinde hem öğrencinin, hem gönderen kurumun hem de evsahibi kurumun imzalayacağı bölümler bulunmaktadır. 

Çıktısını aldığınız Learning Agreement belgesini imzalayınız, Akademik Birim Koordinatörünüze imzalatınız.

Bu nüshayı, (eğer karşı kurum orjinal Learning Agreement istiyor ise) başvuru belgeleriyle birlikte karşı kuruma gönderiniz. Karşı kurum Learning Agreement'ın orijinalini istemiyor ise taratıp karşı kuruma göndermeniz yeterli olacaktır. Learning agreement karşı kurum tarafından da imzalanacak / mühürlenecek ve size belgenin taranmış hali e-posta ile gönderilecektir. İmzalanmış ve onaylanmış Learning Agreement'ın çıktısı Erasmus Birimi'ne getirilecektir. 
 
Bazı üniversiteler Learning Agreement'i online olarak doldurmanızı ve bunun çıktısını almanızı istemektedirler. Bu durumda karşı kurumun yönlendirdiği gibi işlemleri gerçekleştiriniz. 

Önemli Not : Hibenizi alabilmek için mutlaka karşı kurum tarafından imzalanmış Learning Agreement formunu Erasmus Birimi'ne teslim etmelisiniz. 
 
LEARNING AGREEMENT İLE İLGİLİ DETAYLAR 

Learning Agreement'da belirlenen derslerin isimleri ÇOMÜ'de o dönem okutulan derslerden değişik olabilir, ders sayısı daha az ya da daha çok olabilir. Ancak, Learning Agreement'i imzalanarak öğrencinin gittiği kurumda alacağı derslerin, ÇOMÜ'de alacağı derslere denk olacağını kabul etmektedir.

Öğrenci ÇOMÜ'de ders seçmeyecektir. Ancak, öğrencinin zorunlu YÖK dersleri kaldıysa, mutlaka dönüşte öğrenciler tarafından alınmak durumundadır.

Learning Agreement Erasmus Akademik Birim Koordinatörü tarafından imzalanır ve Erasmus Kurum Koordinatörü tarafından mühürlenir.

Öğrencinin, aldığı derslerde başarılı oldukları ve 30 ECTS kredisi getirdikleri takdirde, Türkiye'ye döndüklerinde eğitimlerinin yurt dışında geçirdikleri dönemini Türkiye'de geçirmiş gibi sayılacaktır. Transkriptlerinde yurtdışında aldıkları dersler gözükecektir. Başarısız oldukları dersler ise ilgili bölüm kurulunda görüşülerek karara bağlanacak, o dersler için bir sonraki dönem hangi dersleri almaları gerektiği belirlenecektir.

Gidilecek kuruma herhangi bir kayıt veya harç ücreti ödenmez. Ancak gidilecek kurum, kendi öğrencilerinden talep ettiği kayıt ve harç ücreti harici küçük meblağlı ödemeleri Erasmus öğrencilerinden de talep edebilir. Bu çeşit ödemelere örnek spor tesisleri abonelik ücreti, ulaşım ücreti olabilir. 

LEARNING AGREEMENT / YÜKSEK LİSANS - DOKTORA ÖĞRENCİLERİ İÇİN 

Yüksek Lisans ve Doktora öğrencilerinin eğer ders alma zorunlulukları yoksa, tezlerini hazırlıyorlarsa Learning Agreement'larını hazırlarken :
 
Table A : Study Programme at Receiving Institution bölümüne  "Thesis Study" yazacaklardır ve toplam 30 kredi şeklinde belirteceklerdir. 
 
Table B  : Recognition at Sending Institution bölümüne "Alan  Uzmanlık Dersi" yazacaklardır ve toplam 30 kredi şeklinde belirteceklerdir. 

ACCEPTANCE LETTER 
Başvuru işlemlerini tamamladıktan sonra karşı kurum size Acceptance Letter (Kabul Mektubu) gönderecektir. Karşı kurum tarafından bu belgenin gönderilmesi süreç alabilir. Bu konuda sabırlı olmanız gerekmektedir. 

Karşı kuruma yazarak öncelikle Acceptance Letter'ın size fakslanmasını yada scanlanarak gönderilmesini talep ediniz.
Ayrıca, orijinal/asıl kopyanın posta adresinize gönderilmesini isteyiniz. Posta ile gönderilecek adresi mutlaka açık ve net biçimde belirtiniz. Vize işlemlerinizde mutlaka Acceptance Letter'a gereksinimiz olacaktır. Bu mektup gelmeden vize işlemlerinize başlamanız mümkün değildir. 

LETTER OF CONFIRMATION 

Erasmus Birimi tarafından hazırlanacak ve 2 orijinal nüsha halinde verilecektir.
Bir nüshasını başvuru belgeleriniz ile birlikte karşı kuruma gönderiniz.
Bir nüshasını vize işlemleriniz sırasında ilgili konsolosluğa veriniz.

PASAPORT 

Öğrencilerin en az 1 yıllık pasaport almaları gerekmektedir.  Pasaport işlemleri için Emniyet Müdürlüğüne başvurmanız gerekmektedir. Gerekli olan belgeler ve prosedürler hakkında bilgi için tıklayınız>>>
 
VİZE 

Gidilecek ülke için vize almak gerekebilir ve her ülkenin vize koşulları farklıdır. Bu nedenle ilgili ülkenin Konsolosluğuna yada Büyükelçiliğine başvurulması gerekir. Bazı durumlarda vize almak aylar sürdüğünden vize için erken başvurmak çok önemlidir.  

Vize almak için COMU'den Letter of Confirmation mektubunu ve gideceğiniz kurumdan gönderilen  Akseptans, Yolculuk ve Seyahat Sigortası gerekecektir. Ayrıca her ülke konsolosluğu kendi kurallarına göre çeşitli belgeler istemektedir. Konsolosluklara başvurarak gerekli belgeleri öğrenmeniz gerekmektedir. 

SAĞLIK VE YOLCULUK SİGORTASI  

Öğrencilerin gitmeden önce yol ve orada bulunacağınız dönemi kapsayacak sağlık sigortası yaptırması gerekmektedir. Bu sigorta vize işlemleri sırasında da gerekli olmaktadır.  Öncelikle gidilecek ülkenin Konsolosluğu ile ilişkiye geçilip ne tür bir sigorta istedikleri öğrenilmelidir. Vize için zaman zaman farklı koşullarda sigorta istenmektedir. 
 
Vize için gerekli olmasa da sağlık ve yolculuk sigortası yaptırılması yurtdışında bulunduğunuz süreçte korunur olmanız açısından gereklidir. Yaptıracağınız sigorta orada yaşayacağınız her türlü sağlık sorununuzdan kaynaklanabilecek masrafları karşılayabilecek özellikte olmalıdır. Gideceğiniz ülkede yaşayabileceğiniz sağlık sorunlarının tedavisinden doğacak masraflardan Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi sorumlu tutulamaz 
 
Sağlık ve yolculuk sigortasını iki şekilde yaptırabilirsiniz : 
 
1.  Sigorta Şirketi : Özel bir sigorta şirketine giderek gideceğiniz ülke için Sağlık ve Yolculuk Sigortası yaptırabilirsiniz.  Sigorta şirketinden sigorta poliçesinin İNGİLİZCE kopyasını da istemeyi unutmayınız.
 
2. SGK - AT11 Belgesi : Türkiye'de çalışan ya da emekli anne babaların vesayetinde olan çocuklar, Türkiye ile Sosyal Güvenlik Anlaşması olan bir ülkede eğitim için bulundukları sürede de SGK haklarında bir kesinti olmamakta ve yurtdışında da sağlık sigortasından yararlanabilmektedirler. Öğrencinin bu hakkından yararlanabilmesi için SGK'dan AT-11 belgesi alması gerekmektedir. 
 
 
-Gidilecek üniversiteden gelen kabul mektubu ve Yeminli Tercüman tarafından Türkçe çevirisi 
-Kendi üniversitenizden alınan Erasmus öğrencisi olduğunu bildiren belge
- Kimlik ve kimlik fotokopisi
- Öğrenci Belgesi 
 
SGK, Çanakkale 
2. Kat, Yurtdışı İşlemler Bölümü 
Cumhuriyet Mah., Sahil Yolu Cad. No:12, Kepez/Çanakkale
(0286) 263 1313
 
SAĞLIK VE SİGORTA BEYANI 
 
Erasmus ofisine teslim edilecek belgeler arasında bu konuyla ilgili Sağlık ve Sigorta Beyanı da bulunmaktadır. Bu belge için tıklayınız >>>
 
OLS -  ONLINE LINGUISTIC SUPPORT SINAVI
Gitmeden önce  online olarak OLS sınavına girmeniz gerekmektedir.  Konuyla ilgili olarak size Erasmus Koordinatörü tarafından link gönderilecektir. 
 
KONAKLAMA YERİNİN BELİRLENMESİ 

Öğrenciler gidecekleri kurum ile ilişkiye geçerek konaklama yerinin ayarlanmasını sağlarlar. Bu konuda Erasmus Birim Koordinatörleri'nden destek alabilirler. Konaklama ücreti öğrenciye verilen Erasmus hibesinden karşılanacaktır.
 
Bazen evsahibi üniversite öğrenci yurdu için form gönderir ve doldurulmasını ister, bazı üniversiteler ise yalnızca konaklama olanakları ile ilgili bilgi yollar ve öğrencinin gerekli başvuruları yapması gerekir.
 
BANKA HESABI 

Ziraat Bankası'nın size uygun bir şubesinde Euro Hesabı açtırınız ve aşağıdaki linkten indireceğiniz Bilgi Formu'nda hesap detaylarını ve IBAN numarasını belirtiniz. 
 
BİLGİ FORMU 

Bilgi Formunu  indiriniz ve bilgisayarda doldurunuz. Formda kişisel bilgilerinizin yanı sıra, Ziraat Bankası'nın herhangi bir şubesinde açtıracağınız Euro Hesabının da detayları istenmektedir. Bu hesap hibenizin ödenmesi için gereklidir. 
 
HİBELERİN ÖDENMESİ 

Hibe bütün evraklar Erasmus Ofisi'ne teslim edildikten ve Hareketlilik Sözleşmesi öğrenci ve Erasmus Kurum Koordinatörü tarafından imzalandıktan sonra ödenir. 
 
Öğrencilere hibeleri 2 taksitte ödenir. Hibe miktarları hakkında ayrıntılı bilgi için tıklayınız >>>
 
Birinci taksit : Öğrenci gitmeden önce %80 verilir.Öğrencinin hibeyi alabilesi için mutlaka Erasmus Birimi'ne aşağıdaki belgeleri getirmiş olması gerekmektedir.  Hibe vize alındıktan sonra ödenir. 

İkinci taksit : Değişim dönemi sonunda, öğrencinin Öğrenci Final Raporu, Transkript, ve Katılım Sertifikasını / Confirmation of Stay Formunu teslim etmesi sonrası, Confirmation of Stay formunda belirtilen öğrenim başlangıç-bitiş tarihlerine göre toplam hibesi yeniden hesap edilerek yapılır.

Öğrenciler yalnızca Erasmus öğrenim dönemleri için yurtdışında bulundukları süre karşılığı hibe alabilirler; planlanan değişimden daha kısa kalınması halinde yalnızca kalınan süre dikkate alınarak hibe miktarı tekrar hesaplanacaktır. 
 
 
ÇOMÜ KAYDI VE HARÇLAR 
 
  • Öğrencilerin yurtdışına gitmeden önce eğer varsa ÇOMU harçlarının yatırılması gerekmektedir. 
  • Ancak zorunlu dersler de dahil olmak üzere ders seçilmeyecektir.  Öğrencilerin alttan dersleri olması da Erasmus'tan yararlanmalarına engel değildir. Ancak bu öğrencinin kendi sorumluluğundadır. Bölüm dönüşte zorunlu derslerin alınmasına, alttan derslerin tekrarlanmasına karar verebilir. 
  • Öğrencilerin Erasmus öğrencisi oldukları konusunda Akademik Danışmanlarını bilgilendirmelilerdir.
  • Erasmus Ofisi resmi yazı göndererek Öğrenci İşlerini   Erasmus öğrencisi oldukları konusunda bilgilendirecektir. 
ERASMUS BİRİMİNE GETİRİLECEKLER 

Aşağıdaki belgeleri bir poşet dosya/ gömlek dosya içinde eksiksiz olarak Erasmus Birimi'ne getiriniz.
  • Bilgi Formu 
  • Akseptans 
  • Learning Agreement  
  • Pasaportunuzun kimlik ve vize sayfalarının kopyası 
  • Sigorta poliçenizin İngilizce kopyası veya SGK'dan alınan AT11 Belgesi 
  • OLS Sınav Sonuç e-mail çıktısı 
  • Sağlık Sigorta Beyanı  
HAREKETLİLİK SÖZLEŞMESİ 

Öğrenciler gitmeden önce Erasmus Birimi tarafından hazırlanacak, sözleşme   öğrenci ve Erasmus Kurum Koordinatörü tarafından imzalanacaktır.  Sözleşme iki kopya halinde hazırlanır, bir kopya Erasmus Birimi'nde, bir kopya ise öğrencide kalır.
 
 
COMU – ERASMUS ÖĞRENCİ TOPLULUĞU 

Çanakkale Onsekiz Mart Üniversitesi Erasmus öğrencilerinin oluşturduğu Erasmus Öğrenci Topluluğu ile ilişkiye geçerek, aynı deneyimi yaşamış öğrencilerle iletişime geçebilir, bilgi alışverişinde bulunabilirsiniz. Ayrıntılı bilgi ve iletişim detayları için:
 
Topluluk İletişim : esncanakkaleesnturkiye.org

   

 

Ekler

Bilgi Formu - Öğrenim.doc
Karşı kuruma yazarken kullanabileceğiniz e-mail örnekleri.doc
Sağlık Sigorta Beyanı (2).doc